Pengendalian Sistem Informasi Hubungannya dengan SIG

Pengendalian sistem informasi adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan Manajer Sistem lnformasi untuk menyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi inforrnasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap sistem informasi. Tujuan dari sistem informasi tidak akan mengena jika sistem ini terganggu, sehingga sistem informasi harus mempunyai pertahanan terhadap ancaman dan gangguan tersebut, dan pertahanan ini haus dilaku kan terus menerus.

Pengendalian di sistem teknologi informasi terbagi menjadi dua kelompok, yaitu :

1. Pengendalian Secara Umum (General Contnols)

2. Pengendalian Aplikasi (Application Controls)

Pengendalian secara umum merupakan pengendalian-pengendalian sistem teknologi informasi yang paling luar yang harus dihadapi terlebih dahulu oleh pemakai sistem informasinya. Pengendalian secara umum terdiri dari :

1. Pengendalian organisasi

2. Pengendalian dokumentasi

3. Pengendalian kerusakan perangkat keras

4. Pengendalian keamanan fisik

5. Pengendalian keamanan data

Perencanaan yang baik dan organisasi sistern inforrnasi yang berfungsi seperti yang diharapkan merupakan pengendalian organisasi yang baik. Pengendalian organisasi ini dapat tercapai bila ada pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab yang tegas.

Pemisahan ini dapat berupa pemisahan tugas dan tanggung jawab di antara departemen dan pemisahan tugas dan tanggung jawab di dalam departemen sistem informasi itu sendiri.

Fungsi-fungsi utama dalam departemen sistem informasi harus dipisahkan tugas dan tanggung jawabnya. Fungsi-fungsi utama yang perlu dipisahkan tugas dan tanggung jawabnya adalah :

1. Bagian pengontrol data

2. Bagian yang mempersiapkan data

3. Bagian operasi komputer

4. Bagian pustaka data

5. Bagian pemrograman dan pengembangan sistem

6. Bagian pusat informasi

Bagian pengontrol data (data control section) berfungsi sebagai penengah antara departemen sistem informasi dengan departemen lainnya. Bagian ini berfungsi menerima data dari departemen lainnya, mengagendakannya, membuat batch control total, mengawasi jalannya pengolahan data, memonitor koreksi kesalahan selama pengolahan data dan mendistribusikan output kepada pemakai yang berhak.

Bagian yang mempersiapkan data (data preparation section) berfungsi untuk mempersiapkan data, melengkapinya (misalnya menambah dangan kode-kode yang diperlukan) dan memverifikasi kebenarannya, sehingga siap untuk dimasukkan ke dalam sistem.

Bagian yang mengoperasikan data (data processing section) merupakan bagian yang berfungsi mengolah data sampai dihasilkan laporan. Personil bagian ini disebut Computer Operator dan bekerja sesuai dengan prosedur yang tertulis di dalam manual pengoperasian.

Baca juga : Pengertian SIG Menurut Para Ahli

Bagian penyimpan data (data library section) berfungsi menjaga ruangan penyimpanan data yang disebut dengan perpustakaan data. Perpustakaan data (data library) merupakan tempat dimana data dan program disimpan dalam media simpanan luar. Personil bagian ini disebut Pustakawan (Librarian).

Tujuan utama dari fungsi perpustakaan data ini adalah untuk pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian yang menyimpan data dengan bagian yang akan menggunakannya untuk operasi, sehingga dapat mencegah orang yang tidak berhak untuk mengaksesnya.

Bagian pemrograman dan pengembangan sistem berfungsi didalam pembuatan program dan pengembangan sistem informasi. Personil bagian ini disebut dengan Programmer dan System Analyst. Bagian ini harus dipisahkan dengan bagian operasi dan tidak boleh teriibat dalam pengoperasian secara langsung karena dapat mengubah program yang dipergunakan untuk maksud-maksud negatif.

Bagian pusat informasi dibuat dengan maksud untuk membantu para manajernya membuat program aplikasi sendiri untuk keperluan end user compufing atau end user development.

Proses pengolahan data dapat terganggu jika terjadi kerusakan perangkat keras yang dapat menyebabkan kemacetan proses. Untuk mencegah hah ini, maka dapat dilakukan dengan pengendalian perangkat keras, menyediakan perangkat keras cadangan dan membeli asuransi.

Pengendalian perangkat keras komputer merupakan pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware malfunction).

Baca juga: Perangkat Lunak Sistem Informasi Geografis (SIG)

Menyediakan perangkat keras cadangan merupakan ha1 yang sangat mahal. Sebagai alternatif menggunakan perangkat keras cadangan, beberapa organisasi menggunakan processor cadangan. Jika processor utama rusak, maka processor kedua sebagai processor cadangan akan digunakan, sehingga proses pengolahan data tidak terganggu. Sistem komputer seperti ini disebut Dual processor computer atau Fault tolerant computer.

Menjaga integritas dan kemanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan diakses oleh orang yang tidak berhak. Cara-cara pengendalian keamanan data:

1). Menggunakan data log

Agenda (Log) dapat digunakan pada proses pengolahan data untuk memonitor, mencatat dan mengidentifikasi data. Kumpulan data yang akan dimasukkan ke departemen sistem informasi seharusnya dicatat terlebih dahulu oleh data control group.

File dan program yang dibutuhkan pada operasi pengolahan data juga harus dicatat oleh librarian di library log. Dengan demikian segala sesuatu yang dapat mempengaruhi perubahan data dapat diketahui, diidentifikasi dan dilacak.

Disamping data log, dapat juga digunakan transaction log, yaitu suatu file yang akan berisi nama-nama pemakai komputer, tanggal, jam, tipe pengolahannya, lokasi, dsb tentang penggunaan sistem informasi yang pertu diketahui.

2). Proteksi File

Beberapa alat atau teknik tersedia untuk menjaga file dari penggunaan yang tidak benar yang dapat menyebabkan rusak atau tergantinya data dengan nilai yang tidak benar, diantaranya adalah cincin proteksi pita magnetik, write-protect tab, label ekternal dan label internal, serta read-only storage.

3). Pembatasan Pengkasesan (acces restriction)

Tujuan sekuriti yang penting adalah untuk mencegah personil yang tidak berwenang untuk dapat mengakses data. Pengaksesan harus dibatasi untuk mereka yang tidak berhak dengan cara:

- Isolasi fisik; Data yang penting dapat secara fisik diisolasi dari penggunaan personil-personil yang tidak berhak.

- Otorisasi dan identifikasi; Tiap-tiap personil yang berhak mengakses data telah diotorisasi dan diberi pengenal (diidentifikasi) dengan memberikan password kepada personil.

- Otomatic lockout; Untuk mencegah seseorang mencoba-coba password berulang-ulang, biasanya mencoba password hanya diberikan kesempatan tiga kali.

- Pembatasan pemakaian

- Mengunci keyboard.

4). Data Backup dan Recovery

Pengendalian back-up dan recovegt diperiukan untuk be rjaga-jaga jika file atau database mengalami kerusakan, kesalahan data, atau kehilangan data. Back-up adalah salinan dari file atau database di tempat yang terpisah. Recovery adalah file atau database yang telah diperbaiki dari kerusakan, kesalahan atau kehilangan datanya.

Ada 5 tipe penyebab yang dapat mengakibatkan kesalahan, kerusakan atau kehilangan data:

- Disebabkan oleh kesalahan program (program error)

- Disebabkan oleh kesalahan perangkat lunak sistem (systems software error)

- Disebabkan oleh kegagalan perangkat keras (hardware failure)

- Disebabkan oleh kesalahan prosedur (procedural error)

- Disebabkan oleh kegagalan lingkungan (environmental failure)

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang dipasang pada pengolahan aplikasinya. Pengendalian aplikasi terdiri dari :

1. Pengendalian-pengendalian Masukan (Input Control)

2. Pengendalian-pengendalian Pengolahan (Processing Control)

3. Pengendalian-pengendalian Keluaran (Output Controls).

Pengendalian masukan mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya.

Data input yang akan dimasukkan ke dalam komputer dapat melibatkan dua tahap, yaitu:

a. Data Capture (Penangkapan data) merupakan proses mengidentifikasikan dan mencatat kejadian nyata yang tejadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi.

b. Data Entry (Pemasukan data) merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer.

Pada tahap data capture dapat dilakukan pengendalian sebagai berikut :

1). Nomor urut tercetak pada dokumen dasar; Dokumen dasar harus diberi nomor urut yang sudah tercetak. Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk mengetahui bila ada dukumen yang hilang.

2). Ruang maksimum untuk masing-msing field di dokumen dasar; Dokumen dasar dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada field data yang meleset, yang dapat dilakukan dengan menyediakan ruang maksimum untuk masing-masing field data, sehingga kelebihan digit atau karakter dapat terlihat. Pengendalian ini merupakan pengendalian untuk kebenaran data.

3). Kaji ulang data; Personil yang mengisi dokumen dasar harus mengkasji ulang kembali data yang dicatatnya, dengan cara meneliti kembali kelengkapan dan kebenaran datanya.

4). Verifikasi data; Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya oleh personil yang lainnya.

Pengendalian pada tahap pemasukkan data berupa pengecekan yang telah terprogram di dalam program aplikasi dan disebut dengan Prograamed check (pengecekan program).  Pengendalian yang ada di programmed check dapat berupa:

1). Echo check; Data yang diketikkan pada keyboard untuk dimasukkan ke komputer akan ditampilkan (echo) pada layar terminal.  Dengan demikian operator dapat membandingkan antara data yang diketikkan dengan data yang seharusnya dimasukkan. Program dibuat sedemikian rupa dengan memberikan kesempatan pada operator untuk memperbaiki bila data yang diketikkan salah.

2). Existence check; Kode yang dimasukkan dibandingkan dengan daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.

3). Matching check; Pengecekan ini dilakukan dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan.

4). Field check; Field dari data yang dimasukkan diperiksa kebenarannya dengan mencocokkan nilai dari field data tersebut dengan tipe field-nya, apakah bertipe numerik, alphabetic, atau tanggal.

5). Sign check; Field dari data yang bertipe numerik dapat diperiksa untuk menentukan apakah telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda yang benar, positif atau negetaif.

6). Relationship check atau logical check; Hubungan antara item-item data input harus sesuai dan msuk akal. Pengecekan ini berfungsi untuk memeriksa hubungan antara item-item data input yang dimasukkan ke komputer. Kalau tidak masuk akal, maka akan ditolak oleh komputer.

7). Limit check atau reasonable check; Nilai dari input data diperiksa apakah cukup beralasan atau tidak. Contohnya adalah tanggal digitasi yang terjadi adalah 30 Februari 2011 adalah tidak beralasan.

8). Range check; Nilai yang dimasukkan dapat diseleksi supaya tidak keluar dari jangkauan nilai yang sudah ditentukan.

9). Self-checking digit check; Self-checking digit check adalah pengecekan untuk memeriksa kebenaran dari digit-digit data yang dimasukkan. Pengecekan ini digunakan karena operator cenderung melakukan kesalahan memasukkan digit-digit data.

10). Sequence check; Sequence check memeriksa urutan dari record data yanag dimasukkan dengan cara membandingkan nilai-nilai field record tersebut dengan nilai field record sebelumnya yang terakhir dimasukkan.

11). Label check; Untuk menghindari kesalahan penggunaan file, maka label internal yang ada di simpanan luar dapat diperiksa untuk dicocokkan dengan yang seharusnya digunakan.

12). Batch control total check; Batch control total check umumnya diterapkan pada pengelolaan data dengan metode batch processing.

13). Zero-balance check; Bila transaksi yang dimasukkan merupakan nilai-nilai yang saling mengimbangi, misalnya nilai-nilai debet dan nilai-nilai kredit, maka nilai-nilai tersebut harus imbang atau kalau dikurangkan selisihnya harus nol. Zero balance check akan melakukan pengecekan selisih antara dua sisi tersebut harus imbang.

Tujuan dari pengendalian-pengendalian pengolahan adalah untuk mencegah kesalahan-kesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan. Kesalahan-kesalahan yang umumnya disebabkan oleh kesalahan dalam program adalah:

1). Overflow; Overflow terjadi jika proses pengolahan mengandung perhitungan yang hasilnya terlalu besar atau terlalu kecil, sehingga tidak muat untuk disimpan di memori komputer. Jika terjadi overflow, maka hasil dari proses pengolahan data menjadi tidak tepat lagi.

2). Kesalahan logika program; Kesalahan ini merupakan kesalahan yang berbahaya dan sulit untuk dilacak, karena kesalahan logika program tidak dapat ditunjukkan oleh komputer dan tetap akan didapatkan hasilnya, tetapi dengan hasil yang salah.

3). Logika program yang tidak lengkap.

4). Penanganan pembulatan yang salah; Permasalahan pembulatan terjadi bila tingkat ketepatan yang diinginkan dari perhitungan arithmatika lebih kecil dari tingkat ketepatan yang terjadi.

5). Kesalahan akibat kehilangan atau kerusakan record.

6). Kesalahan urutan data.

7). Kesalahan data di file acuan (reference file).

8). Kesalahan proses serentak; Kesalahan proses serentak (concurency) terjadi jika sebuah file di dalam basis data dipergunakan oleh lebih dari seorang pemakai dalam network.

Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam bentuk hard copy dan soft copy. Pengendalian-pengendalian keluaran dimaksudkan untuk diterapkan pada kedua macam bentuk keluaran tersebut. Dalam bentuk hard copy keluaran yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak menggunakan printer.

Untuk menghasilkan laporan yang berbentuk hard copy dapat dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu :

1) Tahap menyediakan media laporan

2) Tahap memproses program yang rnenghasilkan laporan

3) Tahap pembuatan laporan di printer file

4) Tahap pengumpulan laporan

5) Tahap mencetak laporan di media kertas

6) Tahap mengkaji ulang laporan

7) Tahap pernilahan laporan

8) Tahap distribusi laporan

9) Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan

10) Tahap pengarsipan laporan

11) Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan

Pengendalian-pengendalian keluaran yang dapat dilakukan untuk masing-masing tahap keluaran adalah sebagai berikut :

1) Pengendalian pada tahap penyediaan media laporan; Pengendalian terhadap penyimpanan media laporan ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

- Menyelenggarakan sistem penyimpanan media laporan tercetak

- Pengendalian terhadap pengaksesannya

- Pemberian nomor urut 

- Penyimpanan cap pengesahan yang terpisah

2) Pengendalian pada tahap pemrosesan program penghasil laporan; Pengendalian pada proses program yang digunakan untuk mencetak laporan merupakan pengecekan-pengecekan yang sudah dipasang di dalam program. Pengendalian ini bertujuan untuk menjamin kebenaran dan kelengkapan inforrnasi yang dicetak di dalam laporan.

3) Pengendalian pada tahap pembuatan printer file; Kemungkinan suatu laporan tidak langsung dicetak ke printer, tetapi direkam terlebih dahulu ke file, karena disebabkan oleh beberapa hal, seperti :

- Menunggu printer yang sedang digunakan oleh proses yang lain.

- Bentuk dan isi laporan akan dimodifikasi kembali.

- Kalau printer file digunakan, maka harus dilakukan pengendalian-pengendalian sebagai berikut: Isi dari printer file tidak dapat diubah oleh orang lain yang tidak berhak, printer file tidak disalin oleh orang lain yang tidak boleh melihat isi laporan, dan printer file hanya dicetak untuk keperluan yang sah saja dan dihapus bila sudah tidak diperlukan.

4) Pengendalian pada tahap pencetakan laporan; Pengendalian pada tahap ini mempunyai dua tujuan utama untuk meyakinkan bahwa yang dicetak hanya sejumlah tembusan yang diperlukan saja dan mencegah isi dari laporan tidak terbaca oleh orang lain yang tidak berhak.

5) Pengendalian pada tahap pengumpulan laporan; Setelah laporan dicetak, maka harus dikumpul kan segera oleh staf bagian pengendalian. Semua laporan dapat diletakkan terlebih dahulu di tempat yang khusus dan terkunci sebelum didistribusikan. taporan tidak boleh ditinggal di ruang komputer secara sembarangan, karena dapat hilang atau terbaca oleh orang lain yang tidak berhak.

6) Pengendalian pada tahap kaji ulang laporan; Sebelum laporan didistribusikan dan digunakan oleh pemakai laporan, maka laporan-laporan tersebut harus bebas dari kesalahan serta harus mencerminkan informasi yang tidak menyesatkan. Untuk itu laporan sebelum didistribusikan harus diperiksa kembali atau dikaji ulang terhadap kesalahan yang tampak, misalnya field yang mengandung nilai yang tidak masuk akal, cetakan yang tidak benar, data yang hilang atau tidak terbaca, dsb.

7) Pengendalian pada tahap pemilahan program; Jika laporan terdiri dari beberapa halaman atau terdiri dari beberapa macam untuk beberapa pemakai yang berbeda, maka laporan tersebut perlu untuk dipilah dalam kelompok-kelompok tertentu. Staf bagian pengendalian barus turut mengawasi dan mengecek bahwa laporan-laporan tersebut telah lengkap, tidak ada yang hilang dan tidak difotokopi atau disalin. Kemudian laporan yang sudah dipilah harus langsung didistribusikan.

8) Pengendalian pada tahap distribusi laporan; Pengendalian yang dapat diterapkan pada tahap ini adalah :

- Laporan dapat diberi tanggal kapan dibuat, sehingga distribusi yang terlambat dapat diketahui oleh pemakainya.

- Dibuat daftar distribusi siapa-siapa saja yang berhak untuk menerima laporan, sehingga distribusi tidak keliru ke pihak lain yang tidak berhak.

- Untuk laporan yang penting, harus dibuat daftar penerimaan yang ditandatangani oleh si penerima laporan sebagai bukti bahwa laporan telah didistribusikan dan diterima dengan benar dan lengkap.

9) Pengendalian pada tahap kaji ulang oleh pemakai; Penerima laporan sebaiknya mengkaji ulang isi dari laporan yang ditetimanya sebelum menggunakannya untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin ada. Pemakai laporan harus memberikan umpan balik kepada bagian Sistem Informasi terhadap kesalahan atau ketidaksesuaian serta perbaikan lebih lanjut terhadap laporan yang digunakannya, sehingga untuk di kemudian hari laporan dapat tebih efektif.

Baca juga: Data Spasial pada Sistem Informasi Geografis (SIG)

10) Pengendalian pada tahap pengarsipan laporan; Jika laporan sudah tidak digunakan lagi oleh pemakai laporan pada suatu saat tertentu, tetapi masih penting untuk digunakan di masa mendatang, maka laporan tersebut harus diarsip dengan baik. Pengarsipan laporan harus aman, tidak mudah dijangkau oleh orang lain yang tidak berhak.

11) Pengendalian pada tahap pemusnahan laporan; Bila laporan sudah tidak digunakan lagi selamanya, maka laporan harus dimusnahkan. Pemusnahan laporan hams benarbenar dilakukan tak berbekas, yang dapat dilakukan dengan dibakar atau dihancurkan dengan alat pengracik kertas. Laporan yang berbentuk soft copy, informasi ditampilkan pada layar terminal. Pengendalian yang dilakukan pada laporan yang berbentuk soft copy meliputi :

a) Pengendalian pada informasi yang ditansmisikan

Pengendalian ini dimaksudkan supaya orang yang tidak berhak tidak dapat menyadap di tengah jalur untuk informasi yang dikirimkan. Kalau transmisi informasi menggunakan jalur telekomunikasi, maka dapat dilaku kan dengan menyandikan (encryption) informasi yang ditransrnisikan. Kalau pengiriman informasi sifatnya lokal dengan rnenggunakan kabel, maka jalur kabel harus diawasi supaya penyadapan ka bel (wiretapping) dapat dicegah.

b) Pengendalian pada tampilan di layar terminal

Pengendalian ini berguna untuk mencegah mereka yang tidak berhak untuk dapat melihat inforrnasi yang ditampilkan di layar terminal. Pengendalian ini dapat dilakukan dengan beberapa cara :

- Menempatkan masing-masing terminal di ruangan yang terpisah. 

- Menampilkan inforrnasi yang penting dan tidak ingin terlihat orang lain dengan tampilan intensitas rendah (low intensity) di layar terminal, sehingga tidak mudah dibaca dari jarak jauh. 

- Meletakkan terminal yang menghadap ke tembok, sehingga tidak mudah terlihat bagi mereka yang lewat.